Campioni al medico in velocità e sicurezza

informazionemedico.
Pubblicato il: 11 Aprile 2022|

La fotocamera del tablet inquadra le confezioni dei farmaci e scatta. Il software riconosce le immagini, elabora e memorizza. La mini-stampante rilascia il modulo di consegna datato, che il medico timbra e firma. L’informatore ringrazia, lo porta via con sé e saluta. Pochissima carta. Non fosse per i saggi rilasciati brevi manu e per il più o meno lungo “scontrino” vidimato, il processo sarebbe quasi del tutto dematerializzato. Niente lunghe compilazioni a mano, né schede da spedire, né corrieri. Niente errori, smarrimenti, sanzioni e complicati incroci con il CRM aziendale. Facilitato anche il controllo numerico dei quantitativi e la gestione del magazzino. In sintesi, più tempo alla relazione tra professionisti e meno burocrazia. All’Isf bastano pochi istanti per consegnare al medico i campioni medicinali (scarico saggi) con semplicità e totale sicurezza, ricorrendo a un procedimento digitale, completamente offline. Si chiama OneVision Samples ed è un’applicazione sviluppata da OneVision Plus, azienda specializzata in soluzioni di computer vision controllata interamente daT&O Group, a sua volta focalizzato nello sviluppo di software innovativi a sostegno del marketing.

I passaggi chiave

Lo scarico-saggi è notoriamente un momento critico nell’interlocuzione tra il marketing farmaceutico e i medici, soprattutto per i delicati passaggi previsti dalla normativa vigente. Mettendoli in fila questi prevedono: la corretta compilazione dei moduli di richiesta (es. data, timbro e firma del medico); la congrua consegna di campioni, rispetto alla singola visita e al totale annuo; la gestione del flusso dei moduli cartacei, dalla compilazione all’archiviazione dei suddetti in sito idoneo; la corrispondenza tra il contenuto dei moduli (quantità e tipologia di campioni consegnati, medici coinvolti) e i dati presenti nel CRM aziendale. A ciò si aggiunge la gestione del magazzino presso i collaboratori, che implica il controllo delle giacenze, a valle del carico e scarico dei campioni di prodotto. OneVision Plus facilita la sequenza e per ogni consegna, crea un report riassuntivo costituito dall’immagine fotografica in miniatura delle confezioni consegnate e un riepilogo dei prodotti dati al medico nella visita e nel corso dell’anno. Su tale report il medico può apporre una firma, prima che sia archiviato centralmente ed eventualmente inviato via mail.

Rischi ridotti

Il software così concepito minimizza evidentemente il pericolo di multe, sanzioni o segnalazioni di non conformità in relazione a moduli di richiesta mal compilati, saggi consegnati in quantità errate o magazzini degli Isf con giacenza non ben identificata. Come accennato, annullando la necessità di registrare manualmente i saggi consegnati ai medici abbatte i tempi e i sempre possibili errori, legati ad esempio alla congruenza tra quanto annotato a penna e quanto registrato nel CRM. L’affidabilità del dato raccolto – in rapporto alla distribuzione dei saggi – diventa così ancora più centrale anche per le attività di marketing aziendali.

Come funziona

La tecnologia su cui si basa OneVision Plus sfrutta evidentemente un sistema di riconoscimento delle immagini (le confezioni dei medicinali secondo formulazione, dosaggio etc.) alimentato da un database creato ad hoc, nel quale rientrano le fotografie di ciascuna referenza e i dati anagrafici dei prodotti che ne permettono la tracciabilità (data di inizio commercializzazione, classe farmaceutica etc.). Si realizza quindi un collegamento con i sistemi aziendali per lo scambio dei dati relativi allo scarico saggi, l’invio dei materiali ai collaboratori e il database aziendale dei medici che resta di proprietà dell’azienda.

Le esperienze sul campo

Spiega Delia Roggeri, Account manager di OneVision+: “A due anni dall’inizio del progetto i clienti che hanno adottato la soluzione hanno notato un impatto positivo sulla gestione dell’intero processo, in particolare per quanto riguarda il controllo del rispetto della normativa, che ora è garantito n dai primi passaggi, e la semplicazione del usso dei moduli cartacei”. Conferma Avriola Trendali, ITC Specialist di Dompé: “Uno dei punti di forza di OneVision Samples è che si è focalizzato sul rendere più semplice e veloce il processo. Questo applicativo offre due modalità per lo scarico saggi. La prima è basata sulla selezione manuale di campioni e gadget da una lista, cliccando un unico pulsante. Invece, la seconda offre la possibilità di fotografare le scatole dei campioni. In questo modo l’applicativo è in grado di riconoscere automaticamente il campione in oggetto e la relativa quantità, compilando in automatico lo scarico. Un altro punto di forza di questo applicativo è che è dinamico, interattivo e user-friendly. OneVision Samples offre diverse interfacce per visualizzare lo storico delle spedizioni dei campioni agli informatori, lo stato attuale del magazzino, per confermare la ricezione di una spedizione e altre numerose funzionalità. Inoltre contribuisce a un risparmio no al 70% del tempo che prima si dedicava all’input manuale dei dati”.

Il feedback dei clienti

Eleonora Monterosso, Sales Marketing Executive di OneVision+, chiarisce anche l’importanza egli effetti dei feedback ricevuti dai clienti: ” L’azienda, anche grazie alle loro idee e suggerimenti, ha arricchito la soluzione di alcuni moduli nuovi, dando così vita ad una piattaforma completa per la gestione del processo dei campioni. Uno dei più recenti e apprezzati è il modulo che aiuta gli ISF nella gestione dei campioni prossimi alla scadenza”. Maurizio Fano, responsabile dei Servizi informatici di Valeas, conferma i vantaggi offerti dal software. “La procedura normalmente in uso prevede la compilazione manuale del documento cartaceo denominato ‘Bollettino scarico saggi’ che deve essere spedito insede e ‘letto’ da uno scanner per effettuare il controllo del rilascio effettuato dall’Isf. La registrazione su iPad viene normalmente fatta fuori dall’ambulatorio e ciò comporta che non si sia mai sicuri che quanto lasciato sicamente al medico rispetti la disposizione di non poter lasciare più di un certo numero di saggi l’anno. OneVision Samples elimina, ad esempio, questa possibilità perché l’Isf se ne accorge in tempo reale. Altri punti di forza della soluzione? Ottenere un documento cartaceo, opportunamente rmato e timbrato dal medico, che è sempre corretto. Tale documento è ridotto nelle dimensioni, può essere raccolto dagli Area Manager e inviato/consegnato in sede con frequenza minore e quindi con minor rischio di smarrimento (il documento deve essere conservato per cinque anni). Fotografare i campioni, registrandoli direttamente su iPad è una possibilità in più”.

Cosa prevede la legge

Lo scarico saggi da parte degli Isf è disciplinato dall’articolo 125 (campioni gratuiti) del Decreto legislativo n° 219, 24 aprile 2006. Ne riportiamo uno stralcio:
“1. I campioni gratuiti di un medicinale per uso umano possono essere rimessi solo ai medici autorizzati a prescriverlo e devono essere consegnati soltanto per il tramite di informatori scientifici. I medici devono assicurare la conservazione secondo le istruzioni indicate sulla confezione o sul foglio illustrativo.
2. I campioni non possono essere consegnati senza una richiesta scritta, recante data, timbro e firma del destinatario.
3. Gli informatori scientifici possono consegnare a ciascun sanitario due campioni a visita per ogni dosaggio o forma farmaceutica di un medicinale esclusivamente nei diciotto mesi successivi alla data di prima commercializzazione del prodotto ed entro il limite massimo di otto campioni annui per ogni dosaggio o forma.
4. Fermo restando il disposto del comma 2, gli informatori scientifici possono inoltre consegnare al medico non più di quattro campioni a visita, entro il limite massimo di dieci campioni annui, scelti nell’ambito del listino aziendale dei medicinali in commercio da più di diciotto mesi.
5. I limiti quantitativi dei commi 3 e 4 si applicano anche ai medicinali vendibili al pubblico in farmacia non dispensati con onere a carico del Servizio sanitario nazionale.
(…)
11. La consegna di campioni al medico ospedaliero è soggetta alle disposizioni del presente articolo.
12. Le imprese farmaceutiche sono tenutea ritirare dagli informatori scientifici ogni richiesta medica di cui al comma 2 e conservare, per diciotto mesi, documentazione idonea a comprovare che la consegna di campioni è avvenuta nel rispetto delle disposizioni del presente decreto.

Tag: delia roggeri / eleonora monterosso / Isf / maurizio fano / onevision plus / T&O / valeas /

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