Certificazione degli archivi medici aziendali

L'esperienza di Pharmasoft fea

Pharmasoft è un ente indipendente che certifica la conformità degli archivi dei medici ai disposti normativi vigenti indicati nei decreti legislativi 219/06 e 196/03. La certificazione SGCMF, ideata e depositata in Europa da Pharmasoft, è l’insieme delle procedure di controllo svolte sui database medici aziendali (sia Web sia degli Isf) in merito alla tipologia e qualità dei dati personali in esso trattati. "Il marchio di conformità è un elemento distintivo per le aziende perché il suo rilascio annuale dimostra che l’organizzazione attua un controllo rigoroso della raccolta e della gestione dei dati dei medici" spiega l'azienda. La certificazione proposta da Pharmasoft verifica che i nominativi presenti all’interno dell’archivio siano riferiti esclusivamente a personale medico e che i dati siano trattati nel rispetto del principio di esattezza, qualità e aggiornamento per comprovare la corrispondenza tra il numero dei medici realmente visitati e quelli comunicati all’Aifa. "Pur non essendo un atto obbligatorio, la certificazione dell’archivio è ritenuta da oltre un manager su quattro un sistema di verifica e controllo della conformità alle norme vigenti. In un periodo di crisi e di contenimento della spesa farmaceutica come quello attuale, la certificazione non dovrebbe pertanto essere considerata come una spesa, ma come un investimento – continua l'azienda -. Avere un database certificato permette di disporre di dati certi a supporto di decisioni più efficaci. Far sottoporre il proprio archivio medico aziendale a un audit valutativo a cura di un ente terzo, prescindendo dalla provenienza dell’archivio stesso, consente ai manager di ottenere la sicurezza che cercano in un’ottica di compliance alle norme". Nel corso del 2011 oltre 1.460.000 di nominativi di medici sono stati sottoposti a controllo di conformità ottenendo la certificazione. "Trasmettere la propria politica di gestione del rischio e di qualità sui dati diventa fattore competitivo per l’impresa che vuole essere percepita come affidabile e trasparente e la certificazione dell’archivio dei medici conferisce a tale comunicazione autorevolezza e credibilità". L'azienda, oltre che in Italia, sta cominciando a operare anche nel Regno Unito, in Francia, in Germania e prossimamente anche Spagna.

 

 

  


LE ESPERIENZE

ALMIRALL
Matteo Calvi, Finance & Commercial Support Director Southern Europe

 

"Abbiamo deciso di certificare il database medico in quanto riteniamo che sia un asset strategico per la nostra attività presente e futura soprattutto in ottica dei nuovi lanci. Oltre agli aspetti prettamente legislativi (adeguamento alle normative vigenti), riteniamo che un database certificato sia fondamentale per la compliance dei nostri valori aziendali che prevedono tra gli altri l’accuratezza dei dati forniti sia all’interno (con casa madre e le altre filiali) che all’esterno. Tutte le persone coinvolte (dagli Isf al personale di sede) hanno cambiato la loro attitudine nella compilazione e nell’aggiornamento del database. Potrei dire di aver notato una maggiore responsabilizzazione da parte di tutti i soggetti coinvolti nell’iter. La certificazione è un investimento molto utile sia per le strategie dell’azienda sia per gli adempimenti puramente formali".

 

ASTRAZENECA
Maurizio Paro, CRM Manager

In AstraZeneca gestiamo internamente il nostro database medico ed essendo un importante patrimonio abbiamo ritenuto importante avere un riscontro qualitativo esterno del nostro quotidiano operato per raccogliere nuovi spunti e garantire la massima qualità. Per noi è importante avere la certezza di dati coerenti e veritieri sui medici presenti in file e pertanto avere la prova della piena rispondenza del nostro database al d. lgs 219/06. Abbiamo colto l’occasione per affinare e integrare i nostri processi di validazione. Grazie ai dati aggiuntivi abbiamo potuto infatti risolvere e prevenire situazioni di omonimia che frequentemente si possono presentare (si veda ad esempio il riferimento al codice fiscale). Per AstraZeneca è stato un sicuro investimento, considerando l’importanza di avere sempre dei dati corretti e certi.

 

BAYER

La certificazione del database è un processo di controllo volontario e spontaneo che ogni organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, può mettere in  atto. Bayer ha deciso di certificare il database medico per: misurare la qualità del dato inserito (rispetto alle fonti ufficiali);  garantire l’univocità del dato e ridurre i rischi di errore. I vantaggi sono: avere la certezza che il soggetto registrato sia effettivamente un medico; garantire la sicurezza del dato in maniera sistematica; disporre di reportistiche corrette e aggiornate. Che cosa è cambiato? Maggior sensibilità e consapevolezza nella gestione del dato; diffusione della cultura privacy e  valorizzazione del patrimonio informativo (database archivio medico). La certificazione non è il frutto di un’attività estemporanea ma è l'espressione di una politica generale e articolata, che mira a mettere “in sicurezza “ i dati trattati nell’ottica del miglioramento continuo. È un investimento utile per l’azienda sia nel breve che nel lungo termine.