Il fascicolo della sperimentazione clinica sempre più digitale

La bozza di linee guida fornisce indicazioni più dettagliate sul funzionamento del Tmf (Trial master file) elettronico e sulle modalità di gestione della fase di transizione dal cartaceo all'elettronico

studio clinico

Martedì scorso è scaduto il termine per la presentazione di osservazioni sulla bozza di Linee guida relative a struttura, contenuti e caratteristiche del Trial master file (Tmf), adottate dall’Ema il 30 gennaio 2017. Tali linee guida hanno la finalità di supportare le aziende e gli sperimentatori nell’allestimento del Tmf, sulla base di quanto richiesto dal Regolamento europeo sulle sperimentazioni cliniche n. 536/2014 e in linea con le Good clinical practices (soprattutto in seguito all’Addendum alle Ich-Gcp E6, entrato in vigore a giugno 2017).
Il Tmf è il fascicolo permanente della sperimentazione clinica contenente i documenti essenziali, che consentono di verificare in ogni momento come essa viene condotta e la qualità dei dati ottenuti. La funzione del Tmf è fondamentale in quanto, come indicato nelle premesse del Regolamento n. 536/2014, esso serve a “dimostrare la conformità [della sperimentazione] al protocollo e al presente regolamento”. Il Tmf è quindi la raccolta dei documenti che consentono di valutare l’integrità dei dati e la rispondenza della sperimentazione alle Good clinical practices.
Il Regolamento n. 536/2014, nel sancire l’obbligo, sia per il promotore che per lo sperimentatore, di allestire e conservare il Tmf di ciascuna sperimentazione, per almeno venticinque anni dalla conclusione della stessa, non fa alcuna distinzione tra Tmf in formato cartaceo o elettronico. Pertanto, in considerazione delle peculiarità della conservazione elettronica rispetto a quella cartacea, che solleva nuove criticità, questa bozza di linee guida fornisce indicazioni più dettagliate sul funzionamento del TMF elettronico e sulle modalità di gestione della fase di transizione da un Tmf cartaceo a uno elettronico.

Dato che il Tmf di una sperimentazione è composto da due fascicoli, uno sotto la responsabilità dello sponsor e l’altro sotto la responsabilità dello sperimentatore, che contengono informazioni e documenti parzialmente differenti, le linee guida si premurano di chiarire, in primo luogo, che il Tmf elettronico deve essere in grado di assicurare, analogamente a un Tmf cartaceo: (i) la segregazione di taluni documenti, in modo che lo sponsor non abbia accesso ad informazioni generate e custodite dallo sperimentatore, tra cui, in particolare, i dati personali dei pazienti; e (ii) il controllo da parte dello sperimentatore (e non dello sponsor) su tutti i documenti essenziali e i dati generati dallo sperimentatore prima, durante e dopo la sperimentazione.

Ciò significa che una situazione in cui, ad esempio, tutti i dati generati dallo sperimentatore siano inviati allo sponsor per essere caricati in un Tmf elettronico gestito dallo stesso sponsor, a cui lo sperimentatore accede da un portale, non sarebbe ritenuta accettabile in quanto, da un lato, rischierebbe di violare la privacy dei pazienti (consentendo allo sponsor l’accesso diretto ai loro dati personali) e, dall’altro, darebbe allo sponsor la custodia e il controllo esclusivi dei documenti essenziali della sperimentazione.
Inoltre, in base alla bozza di Linee guida, il Tmf elettronico dovrebbe essere corredato da una serie di strumenti di controllo relativi ai sistemi di accesso, alle misure di sicurezza, alle procedure di backup, ai meccanismi di verifica e tracciabilità di ogni intervento sui documenti immagazzinati, etc. Per dimostrare che il sistema è idoneo allo scopo e dispone di adeguate procedure di controllo e sicurezza, il TMF elettronico dovrebbe essere convalidato sulla base di standard di qualità. In aggiunta, tutto il personale coinvolto nella conduzione della sperimentazione e nell’utilizzo del sistema dovrebbe ricevere una formazione adeguata.

Dato che oggi la maggior parte dei Tmf sono ancora in formato cartaceo, assume una particolare rilevanza (e complessità) la gestione della fase di transizione dal supporto cartaceo a quello digitale. A riguardo, la bozza di linee guida insiste sul principio, già riportato nelle Ich Gcp, che i documenti digitali caricati nel TMF elettronico devono essere una “copia certificata” dell’originale. Lo scopo è, ovviamente, assicurare che nella transizione da un supporto ad un altro non venga compromessa l’integrità e la leggibilità dei documenti.
Ma cosa si intende per “copia certificata”? per copia certificata si intende una copia dell’originale che riporta una data e una firma, a garanzia dell’identità tra il documento cartaceo e quello digitale, oppure un documento digitale generato attraverso un processo validato che si compone di vari passaggi dall’approvazione della digitalizzazione del documento fino alla migrazione del documento digitale nel TMF elettronico. Questo processo deve essere sempre accompagnato da sistemi di controllo a campione della qualità e integrità dei documenti archiviati.
Completato il processo di digitalizzazione, ci si interroga sulle sorti degli originali documenti cartacei e, in particolare, se questi possano essere distrutti. La bozza di linee guida si limita a dire che il trasferimento di copie certificate a un Tmf elettronico “potrebbe consentire” la distruzione “anticipata” dei documenti cartacei originali (anticipata, si intende, rispetto al termine di conservazione dei documenti richiesto dalla legge). Infatti, la concreta possibilità di distruggere gli originali cartacei va valutata caso per caso, sulla base del tipo di documento interessato dal processo di digitalizzazione e dell’idoneità del supporto elettronico a fini probatori. Ad esempio, dal momento che il consenso informato al trattamento dei dati sanitari, in base al quadro normativo vigente (in attesa dell’applicazione del nuovo regolamento 679/2016) deve essere rilasciato per iscritto, distruggere gli originali moduli di consenso potrebbe risultare rischioso.
Dunque, la strada verso la digitalizzazione è ancora lunga e molti sono i punti ancora da chiarire, legati soprattutto alla produzione di copie certificate effettivamente idonee a sostituire i documenti cartacei. In tale contesto, gli operatori del settore devono prestare la massima attenzione nella scelta dei sistemi più idonei a garantire la corretta raccolta e archiviazione dei documenti in formato elettronico e procedere con gradualità nella sostituzione del digitale al cartaceo, sulla base di una valutazione di tutti i possibili rischi. Restiamo in attesa dell’emanazione della versione finale delle Linee guida che tenga conto delle osservazioni presentate in questi mesi dagli stakeholders, per vedere se EMA fornirà ulteriori o diverse indicazioni a riguardo.

A cura di Elisa Stefanini – Portolano Cavallo

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