Logistica promossa da 8 aziende sanitarie su 10. Infrastrutture e furti restano “osservati speciali”

La logistica delle aziende sanitarie e ospedaliere sotto la lente di Fiaso, Assoram, Sifo e Scuola Superiore Sant’Anna di Pisa. Tra buone pratiche e criticità da superare

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La logistica sanitaria è “soddisfacente” per otto aziende sanitarie e ospedaliere su dieci. Restano, tuttavia, una serie di criticità da affrontare. Soprattutto l’inadeguatezza delle infrastrutture e i furti di medicinali o dispositivi medici (subiti dal 50% di Asl e ospedali negli ultimi cinque anni). Sono alcuni dei dati emersi da una ricerca condotta da Fiaso (Federazione Asl e ospedali) in collaborazione con Sifo (Società italiana farmacia ospedaliera), Assoram (l’associazione della distribuzione primaria) e Scuola superiore Sant’Anna di Pisa. Alla ricerca hanno partecipato 60 aziende di 15 Regioni italiane. Assoram, che rappresenta gli operatori commerciali e logistici, ha realizzato un’indagine parallela sul proprio mondo associativo, intervistando 41 aziende associate per un totale di 65 centri di distribuzione dislocati in 11 regioni italiane.

Il giudizio delle aziende sanitarie

Nel complesso, la percezione dei processi di logistica è soddisfacente per il 61% delle aziende e alta per il 25%. In generale, la ricerca Fiaso rileva un livello di soddisfazione sufficiente per i processi interni ai magazzini (ricezione merce, stoccaggio, allestimento ordini, spedizione, trasporto e consegna ai centri di costo), mentre appaiono critiche la gestione dello stock sia di magazzino che di reparto e la logistica di corsia.

“In un contesto di contingentamento delle risorse destinate al servizio sanitario pubblico la logistica è stata a lungo considerata una cenerentola se comparata ad altre aree manageriali”, ammette il presidente di Fiaso, Francesco Ripa di Meana. “Sebbene siano mancate in principio spinte verso l’innovazione e lo sviluppo della logistica – prosegue Ripa di Meana – le aziende sanitarie hanno da tempo intrapreso, autonomamente o su direttive regionali, processi di riorganizzazione della catena di distribuzione di farmaci e dispositivi medici. Offrire una panoramica attuale delle esperienze, senza omettere le criticità, risulta fondamentale per comprendere quali siano le aree di miglioramento rispetto a valutazioni economiche e gestionali di ampio respiro”.

Tre modelli

La ricerca sintetizza tre principali modelli di catena della distribuzione:

  • Modello tradizionale: oggi quello più diffuso, prevede la presenza di una farmacia, ovvero di un magazzino, all’interno di ciascun ospedale, il cui compito è quello di tenere i contatti con i singoli fornitori e rifornire i vari reparti;
  • Modello di gestione centralizzata in un unico magazzino: prevede l’esternalizzazione di una parte dell’attività. Il Ssn ha la responsabilità di gestire le rimanenti attività così come di distribuire i farmaci verso diversi presidi ospedalieri.
  • Modello dell’outsourcing (esternalizzazione): è presente solo nel 4% dei casi. La estione e la movimentazione dei farmaci viene affidata a un operatore logistico, mentre i rapporti con i fornitori rimangono a carico della centrale di committenza/acquisto o dei singoli ospedali.

Infrastrutture non al top

Locali e strutture dedicati alla logistica rappresentano l’area di maggiore criticità rilevata dall’indagine. L’adeguatezza delle infrastrutture risulta “buona” per il 45% dei rispondenti, “ottima” solo per il 9%, “sufficiente” e “inadeguata” per il 46%. Il 60% delle stesse aziende segnala, inoltre, aree di criticità media e alta nei magazzini per inadeguatezze strutturali, che come evidenziato dal grafico che segue, riguardano in particolare il layout degli spazi, la qualità degli accessi e degli ambienti.

Da migliorare anche le modalità di emissione degli ordini. In oltre il 50% delle aziende ospedaliere il sistema utilizzato prevalentemente è il fax, mentre circa il 20% utilizza posta elettronica certificata. Nelle Aree vaste prevale invece l’emissione di ordini in formato elettronico.

Per quanto riguarda le attrezzature presenti nei magazzini, in oltre il 50% dei casi vengono rilevate criticità di livello medio-alto. Buono il livello delle attrezzature di movimentazione delle merci.

I furti

Assieme alle infrastrutture, il problema dei furti è fra le principali preoccupazioni. Ben il 50% delle strutture sanitarie ed ospedaliere negli ultimi cinque anni ha subito almeno un furto di farmaci o dispositivi medici. Oltre il 70% dei partecipanti alla survey Fiaso si è difeso con una polizza assicurativa, a copertura non solo delle sottrazioni indebite ma anche di ammanchi e danneggiamento delle merci. Il 50% delle strutture ha effettuato delle verifiche (audit) in relazione agli aspetti della sicurezza come controllo accessi, sistemi antintrusione, ed altro sempre negli ultimi cinque anni.  L’80% delle aziende intervistate da Assoram si è dotato di sistemi di sicurezza, come vigilanza esterna e sistemi di allarme.

Scorte e trasporto

Per i farmaci il sistema di gestione “a scorta” è quello ancora ampiamente utilizzato, mentre è in declino per i dispositivi medici. Ancor più quando crescono i volumi di fatturato e nelle Aree vaste, dove a scorta va solo il 40% delle merci, utilizzando per il resto il conto deposito o il transito diretto di farmaci, dispositivi ed altre merci verso i luoghi dove vengono poi utilizzate. Alta è invece la criticità rilevata nella lettura dei codici a barre, processo generalmente determinante nell’efficienza dell’intero sistema.

Altre criticità rilevanti vengono segnalate relativamente alla tracciatura e al packaging dei farmaci e dei dispositivi medici (a temperatura ambiente e tra i 2-8 gradi). Servono, suggerisce lo studio, sistemi informatici più adatti ai requisiti normativi di anticontraffazione e delle nuove Good distribution practice (Gdp).

Gli operatori privati

A sintetizzare il punto di vista degli operatori privati della logistica è Pierluigi Petrone, presidente di Assoram: “In Italia, anche per la quasi totale assenza di magazzini di fabbrica, il 97% delle aziende farmaceutiche affida in outsourcing ai nostri providers esterni altamente specializzati (per i quali la gestione conto terzi della logistica del farmaco rappresenta il core business) non solo le attività logistiche tradizionali (Commodity outsourcing) ma anche la gestione dell’intero processo critico (Strategic outsourcing 87%). Nonostante l’ampia gamma di servizi offerti interamente Gdp compliant in tutte le fasi del processo logistico – sottolinea Petrone – – la nostra survey ha evidenziato che esiste una potenzialità di infrastrutture ed expertise al momento ancora inespressa a supporto dell’outsourcing ospedaliero. Siamo molto soddisfatti di questa positiva piattaforma relazionale realizzata con Fiaso e Sifo, quale base per il possibile sviluppo collaborativo tra pubblico e privato”.

I farmacisti ospedalieri

Simona Serao Creazzola, presidente della Sifo, sottolinea il contributo dei farmacisti ospedalieri e il valore della collaborazione tra professionalità diverse: “La frammentazione dei processi e dei valori della logistica distributiva del farmaco e dei medical devices ci deve virtuosamente muovere verso una visione inter-associativa se vogliamo essere in grado di comprendere i fenomeni di settore, le criticità e i correttivi. La nostra partecipazione convinta – sottolinea la presidente Sifo – è motivata anche dal fatto che molto spesso proprio la logistica delle aziende ospedaliere vede i farmacisti ospedalieri svolgere un ruolo primario. Da parte nostra, come farmacisti ospedalieri, abbiamo portato il contributo di chi vive la logistica come esperienza quotidiana, verificando ad esempio la pressione negativa sulle organizzazioni dei furti di farmaci e devices, una criticità che pesa su oltre la metà delle aziende ospedaliere italiana generando disequilibri economici, provocando correttivi di sicurezza, costringendo a ripensare processi e gestione del personale. Tutto questo deve essere messo in comune con le altre professionalità che direttamente incidono sulla gestione centrale delle aziende, generando una cultura differente, più sicura e affidabile, della catena complessiva della conservazione, stoccaggio e distribuzione”.

“Una buona capacità progettuale”

La ricerca Fiaso mostra da un lato la necessità di investire nell’adeguamento delle infrastrutture, dall’altro la necessità di far progredire i modelli organizzativi, verso quello che le aziende giudicano già oggi il migliore, ossia quello che permette la gestione della catena distributiva per processi, in armonia con quanto avviene in larga parte dei Paesi più sviluppati.

“Per realizzare il modello organizzativo più efficace è comunque necessario sviluppare una buona capacità progettuale”, rimarcano i curatori dell’indagine. Ed è quanto stanno praticando in larga misura le aziende, visto che il 58% ha dei progetti logistici in corso che riguardano la costituzione di accorpamenti (21%), di aree vaste (18%), l’esternalizzazione del servizio (11%) ed altro (3%). Negli ultimi cinque anni il 68% delle aziende ha partecipato a progetti nel settore della logistica.