Sperimentazioni cliniche durante l’emergenza: le istruzioni Aifa

Dalle procedure ai pareri dei Comitati etici, dalla consegna delle terapie alle spese eccezionali, un vademecum dell'Agenzia italiana del farmaco (Aifa) sull'attività di sperimentazione dei medicinali

sperimentazioni cliniche

Cosa cambia per l’attività di sperimentazione clinica dei medicinali durante l’emergenza Covid-19? L’Agenzia italiana del farmaco (Aifa) risponde con una serie di chiarimenti pubblicati sul suo portale. Un’iniziativa che si è resa necessaria, spiega l’ente regolatorio, “alla luce delle numerose richieste pervenute dalle varie parti interessate all’Ufficio Sperimentazione Clinica/Area Pre-Autorizzazione e all’Ufficio Ispezioni GCP”. Indicazioni, precisa Aifa, valide fino a nuova comunicazione.

Modalità di sottomissione di sperimentazioni cliniche ed emendamenti

La premessa al documento Aifa è questa: molte aziende farmaceutiche, promotori no-profit e CRO (Contract research organisation) hanno applicato o esteso la modalità dello smart-working per non interrompere le attività connesse alle sperimentazioni cliniche e di garantire la massima tutela possibile del personale coinvolto. La prima indicazione Aifa riguarda le modalità di sottomissione delle sperimentazioni cliniche e degli emendamenti sostanziali. Per le domande di autorizzazione di sperimentazioni cliniche ed emendamenti sostanziali sottomesse tramite OsSC (Osservatorio nazionale sulla sperimentazione clinica dei medicinali) è consentito “il differimento dell’invio della documentazione cartacea e del CD di cui al comunicato Aifa del 01.08.2019”. Aifa raccomanda “laddove possibile “l’assolvimento dell’imposta di bollo sulla lettera di trasmissione in modalità virtuale (esclusi i casi di esenzione da detta imposta ai sensi dell’art 17 D.Lgs. 460/1997 e dell’art. 82, comma 5, del D.Lgs. 117/2017) e l’apposizione della firma digitale sulla stessa caricata in OsSC”.

La documentazione cartacea e il CD dovranno essere inviati all’Ufficio Sperimentazione Clinica non appena possibile. Nei casi in cui sia preclusa la sottomissione tramite OsSC e sia quindi necessario ricorrere alla modalità di trasmissione cartacea secondo quanto previsto dal comunicato Aifa del 02.10.2018, non potrà essere accettata la trasmissione attraverso posta elettronica.

Sperimentazioni su Covid-19

Aifa prevede “una deroga a quanto sopra per la sola sottomissione di sperimentazioni cliniche inerenti il trattamento in generale del Covid-19”. In questo caso, la presentazione delle richieste di autorizzazione può avvenire tramite Pec (apa@pec.aifa.gov.it) e la documentazione a supporto delle suddette richieste viene trasmessa via Eudralink o modalità simili all’interno della medesima e-mail. L’intero iter autorizzativo delle suddette richieste di autorizzazione verrà proseguito via e-mail e il richiedente procederà a rientrare in OsSC non appena possibile, così come previsto per la gestione transitoria cartacea (comunicato Aifa del 06.08.2018). 

Pareri dei Comitati etici

Un altro punto delle indicazioni Aifa riguarda l’espressione dei pareri dei Comitati etici sulle sperimentazioni cliniche e gli emendamenti sostanziali.  “Le sedute dei Comitati etici – scrive l’Agenzia – potranno essere svolte anche in modalità web-conference o attraverso altra tipologia telematica, con la frequenza adeguata a gestire le urgenze dell’attuale emergenza”.

Gestire i trial fuori dal centro sperimentale

Fra gli obiettivi, limitare gli spostamenti dei pazienti verso i centri sperimentali. “Nel caso in cui, per limitare il rischio di contagio da coronavirus, a fronte di difficoltà di spostamento dei pazienti verso i centri sperimentali, o di sospensione delle attività ambulatoriali da parte di alcuni centri clinici – scrive Aifa – sia necessario – ove fattibile – rendere disponibile il farmaco ai pazienti senza che gli stessi debbano recarsi in ospedale (così garantendo la continuità terapeutica), oppure svolgere presso il domicilio del paziente o struttura diversa dal centro clinico sperimentale altre attività connesse alla sperimentazione clinica (ad esempio effettuazione di visite ed esami, gestione delle reazioni avverse), occorrerà – precisa l’Agenzia – inviare per notifica ai soli Comitati etici di riferimento un emendamento sostanziale per implementazione immediata, segnalando il carattere d’urgenza correlato all’emergenza”.

Piano di valutazione del rischio

A promotori e Cro è chiesto di redigere un piano di valutazione del rischio e di attuare un piano di azione nella preminente tutela dei soggetti in sperimentazione e nell’ottica dell’urgente necessità di minimizzazione dei contatti tra pazienti e staff sperimentale, anche per non sovraccaricare le strutture sanitarie.

Sei deroghe per l’emergenza

Il documento Aifa si conclude con sei deroghe necessarie in questa fase di emergenza.

  • Gestione del farmaco sperimentale: “Ove possibile – scrive Aifa – qualora il paziente si presenti a visita presso il centro sperimentale, può essere utile prevedere di fornire una quantità di farmaco che copra un intervallo di tempo più lungo di quello normalmente preventivato”. Indicazioni anche per la logistica: considerata l’emergenza, seppure la via prioritaria resta la consegna alla Fdrmacia ospedaliera che poi provvede alla successiva consegna al centro sperimentale, “su indicazione del direttore della Farmacia ospedaliera e dello sperimentatore principale (PI) possono essere concordate consegne dirette dalla Farmacia ospedaliera ai soggetti in sperimentazione anche per il tramite di corrieri dedicati, fermo restando la supervisione del processo da parte della Farmacia ospedaliera e a costante informazione della stessa Farmacia e del PI dell’avvenuta consegna nelle modalità imposte per la corretta conduzione della sperimentazione e dal piano di rischio citato che deve tener conto della tipologia dell’IMP, delle modalità di somministrazione, conservazione e trasporto”. Devono, inoltre, essere garantiti idonei meccanismi di comunicazione a distanza con i soggetti interessati in modo da sostituire le informazioni che non verranno più fornite di persona”.

 

  • Esami clinici: per quanto riguarda gli esami ematologici, nella consapevolezza della necessità di poter fare eseguire gli esami in laboratori vicino al domicilio del paziente, tali esami dovranno essere eseguiti in strutture pubbliche. “L’utilizzo di strutture private non in possesso del riconoscimento di idoneità ai sensi del DM 19 marzo 1998 – avverte Aifa – dovrà essere attentamente valutato e percorso solo se rappresenta l’unica possibilità a tutela della sicurezza dei pazienti, l’utilizzo di tali dati a fini regolatori dovrà essere discusso al momento della sottomissione dei dati”.

 

  • Chiusura dei centri: se un centro è “chiuso” al pubblico per misure di contenimento da Covid-19 andrebbe attentamente valutato se lo staff sperimentale è in grado di garantire la continuità della sperimentazione. Laddove il centro non fosse in grado di seguire i pazienti in sperimentazione lo studio andrebbe temporaneamente sospeso o, se possibile, i pazienti trasferiti nel centro sperimentale tra quelli attivi, più vicino.

 

  • Monitoraggio delle sperimentazioni cliniche: si invitano i promotori a redigere un piano di valutazione del rischio e di attuare un piano di azione che tenga conto della necessità di ridurre i contatti non necessari. “In primo luogo – spiega l’agenzia regolatoria – andrebbe valutato se le visite di monitoraggio in situ possano essere sostituite da un rafforzamento del monitoraggio centralizzato o se tali visite locali possano essere differite”. Inoltre, possono essere attuate “modalità eccezionali quali contatti telefonici o meglio videoconferenze col personale del sito sperimentale al fine della source data verification”. Tali modalità devono essere “descritte in apposita POS del Promotore/CRO e devono essere valutate ed approvate dal Responsabile della protezione dei dati personali del centro sperimentale.” Altre metodologie inconsuete di monitoraggio che “prevedano modalità più rischiose di accesso a dati sensibili, quali ad esempio tramite ripresa video di source document o la messa a disposizione per i monitor dei documenti originali in aree elettroniche condivise”, devono essere sempre concordate con il Responsabile della protezione dei dati della struttura ospedaliera, ma si ritiene opportuno che “sia ottenuto parere specifico del Garante per la protezione dei dati personali”.

 

  • Possibilità per il Promotore di stipulare contratti diretti con agenzie/aziende specializzate di servizi (ad es. servizi di home nursing) per condurre attività correlate con la gestione clinica dei pazienti che ricadono sotto la responsabilità dello sperimentatore principale (PI): “nel ribadire che tali misure debbano intendersi come straordinarie e limitate allo stretto periodo di emergenza coronavirus, si ammette la possibilità per il Promotore di stipulare direttamente i contratti con tali agenzie/aziende specializzate”.

 

  • Rimborso di spese eccezionali: se al fine dell’implementazione di misure urgenti per la protezione dei soggetti partecipanti ad uno studio clinico si prevedono “spese a carico di tali soggetti, analogamente a quanto già è ammesso in casi straordinari (ad esempio studi su malattie rare)”, è concesso che il Promotore provveda a rimborsare direttamente tali spese ai soggetti, mantenendo – conclude Aifa – “appropriata documentazione giustificativa”.

 

Per approfondire: “Gestione degli studi clinici in Italia in corso di emergenza COVID-19