La digitalizzazione dei Documenti di Trasporto: benefici e opportunità

Serve un processo digitale al 100% per eliminare il ricorso a documenti cartacei a supporto della consegna in tutti gli anelli della filiera. *IN COLLABORAZIONE CON CONSORZIO DAFNE

La digitalizzazione dei documenti di trasporto

La condivisione tempestiva delle informazioni rappresenta un fattore sempre più determinante per poter assicurare velocità e flessibilità alla Supply Chain. In questo scenario, il digitale gioca un ruolo fondamentale: non solo per ottimizzare e snellire i processi interni alle singole organizzazioni, ma soprattutto perché pone le basi per abilitare una gestione integrata e sincronizzata dei processi interaziendali, coinvolgendo nell’ecosistema dell’azienda anche i principali partner di filiera.

Network distribuiti agili e reattivi

Focalizzando l’attenzione sulla logistica, questo spinge le imprese a realizzare network distributivi agili e reattivi, in cui il ruolo giocato dalla tecnologia non rappresenta certo una novità assoluta: il percorso di introduzione del digitale nei processi logistici interni alla singola organizzazione è stato già intrapreso, per lo meno dalla gran parte delle aziende di medie e grandi dimensioni. Percorso che ha portato al raggiungimento di buoni risultati in termini sia economici sia di miglioramento delle performance: per spingersi oltre è necessario ripensare radicalmente i processi di business in chiave digitale, ricomprendendo in questa revisione anche – per non dire soprattutto – le modalità di relazione con i propri partner di business.

Diversi attori

Il valore di un’azione congiunta e coordinata è ancor più evidente in contesti quali il processo di trasporto e consegna merci, che coinvolge una pluralità di attori diversi – produttori, operatori logistici, vettori e distributori – ognuno in possesso della propria (giocoforza, parziale) visione del processo, nonché della relativa porzione di patrimonio informativo.

La digitalizzazione dei Documenti di Trasporto

In questo contesto, oggi forse come non mai, le “condizioni al contorno” sono tali da rendere davvero attuale l’istanza di declinare il Digitale anche per la gestione della Prova di Avvenuta Consegna (PoD – Proof of Delivery). Troppo spesso, infatti, si è sentito affermare che l’ostacolo all’adozione di soluzioni digitali in quest’ambito sta nella normativa e nella (presunta, più che effettivamente verificata) impreparazione o indisponibilità degli altri attori della filiera.

Un tavolo tecnico

Partendo da queste considerazioni il Consorzio DAFNE, in collaborazione con Promofarma, Federfarma e Assofarm, ha lavorato per promuovere e coordinare un tavolo tecnico per definire e delineare una soluzione “di filiera” che permetta una piena digitalizzazione dei documenti usati nelle fasi di consegna.

L’obiettivo è quello di definire un processo 100% digitale che permetta di eliminare completamente il ricorso a documenti cartacei a supporto della Consegna in tutti gli archi della filiera healthcare (tra Aziende/Depositari/Concessionari e Grossisti, tra Grossisti e Farmacie, …), dando ulteriore trasparenza e certezza ai rapporti in essere tra i diversi attori.

I benefici

Il progetto prevede l’invio di documenti elettronici strutturati (sia per i documenti di trasporto sia per la prova di avvenuta consegna) tra gli attori coinvolti nelle fasi di Consegna delle merci, utilizzando lo standard PEPPOL già in uso a livello internazionale e adottato in Italia da alcune Regioni.

Proprio grazie all’integrazione – imprescindibile – della PoD (Proof of Delivery) digitale, che “chiude” il processo di consegna, e di un’opportuna soluzione di Conservazione Digitale a Norma, sono molteplici i benefici raggiungibili attraverso questo progetto, per tutti gli attori coinvolti: dal punto di vista dei processi operativi, i principali sono lo snellimento e la semplificazione delle attività di outbound presso il Fornitore, grazie all’eliminazione dei DDT cartacei – e potenzialmente anche dei Borderò riepilogativi consegnati al Vettore – nel pieno rispetto dei vincoli normativi, e l’ottimizzazione delle attività di inbound presso il Cliente, grazie alla ricezione in anticipo rispetto alla merce dei DDT elettronici, abilitando il precarico a magazzino e la gestione automatizzata delle informazioni rilevanti (es. numero di lotto e data di scadenza dei prodotti).

Prove “certificate”

Considerando i processi amministrativo-contabili, la completa digitalizzazione consente al Fornitore di avere una prova “certificata” della sussistenza del credito verso il Cliente, tramite la disponibilità in tempo reale della PoD digitale su cui è apposta una Marca Temporale che attribuisce data certa al documento (ed eventualmente anche la Firma Digitale del Cliente). Al contempo il Cliente ha l’opportunità di velocizzare lo sblocco dei fidi commerciali verso il Fornitore, tramite l’invio delle segnalazioni di eventuali non conformità e/o resi in formato elettronico strutturato standard che sfrutta il medesimo canale aperto per lo scambio di messaggi digitali «certificati».

Addio alla carta

Elementi che si aggiungono all’eliminazione degli archivi cartacei (che, in alcuni casi, possono raggiungere dimensioni più che ragguardevoli), assicurando al contempo la piena disponibilità e accessibilità a tutti i documenti in caso di necessità e assolvendo agli obblighi di tenuta a fini civilistici e fiscali grazie alla gestione in Conservazione Digitale a Norma dei DDT associati alle rispettive POD (e alle fatture).

Premere sull’acceleratore

Ora è proprio tutto pronto: è davvero tempo di “premere sull’acceleratore” del digitale, andando a cogliere quelle opportunità che l’evoluzione non solo tecnologica, ma anche normativa, ormai da qualche tempo hanno messo a disposizione.

A cura di Consorzio Dafne

 

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