eOrder NSO: lo stato del progetto a tre mesi dall’avvio dell’obbligo

Da febbraio 2020 le strutture afferenti al Ssn devono inviare elettronicamente gli ordini di acquisto di beni tramite il Nodo Smistamento Ordini. Ecco un primo bilancio *IN COLLABORAZIONE CON CONSORZIO DAFNE

eOrder NSO

Per il progetto eOrder NSO è tempo di un primo bilancio. Dall’1 febbraio 2020 è entrato in vigore, per tutte le strutture afferenti al Servizio sanitario nazionale (Ssn), l’obbligo di invio elettronico dell’ordine di acquisto di beni tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO). Come descritto in precedenza, NSO si inserisce all’interno di un progetto più ampio, che rappresenta il risultato di un disegno di evoluzione della pubblicazione amministrazione italiana in chiave digitale. Da diversi anni, il legislatore ha stabilito di estendere l’adozione delle tecnologie digitali a tutte le fasi delle relazioni tra PA e fornitori, definendo un progetto complessivo per l’integrazione delle diverse infrastrutture e banche dati digitali pubbliche: il sistema Acquisti Pubblici in Rete.

e-Order NSO: bilancio dei primi tre mesi

Quali sono state le principali evidenze di questi primi 3 mesi di operatività, caratterizzati anche dall’esplosione della pandemia di Covid-19?

Secondo i dati pubblicati dalla Ragioneria generale dello Stato del ministero dell’Economia e delle Finanze (Mef), nei primi due mesi di attività il nodo ministeriale ha gestito oltre un milione di ordini di acquisto (1.126.485 documenti al 12 aprile, per la precisione), con una crescita del 19% tra febbraio e marzo 2020. Questo corrisponde a una media di circa 25.000 ordini inviati ogni giorno lavorativo dalle strutture ed enti afferenti al Ssn verso i loro fornitori. Sono questi i dati aggiornati presentati da Pietro Paolo Trimarchi e Giulia Maria Tulli – dirigenti della Ragioneria Generale dello Stato del Mef e referenti per il progetto Nso – in occasione del webinar pubblico “eOrder NSO: le principali evidenze a due mesi dall’avvio” organizzato dal Consorzio DAFNE.

I documenti scambiati

Uno studio condotto da Paolo Catti, Associate Partner di VPS, ha approfondito questa fotografia, analizzando i dati forniti da Intesa IBM – per conto della Community del Consorzio DAFNE – Net4market, Sata, Tesisquare e che complessivamente rappresentano il 62% dei totali ordini ricevuti dagli operatori economici. Da questo emerge come la stragrande maggioranza dei documenti scambiati (tra il 92% e il 95%) sia composta da “Ordini semplici; una percentuale che non supera il 4,5% è costituita da “Modifiche” e meno dell’1,2% da “Revoche”. Gli “Ordini completi”, invece, sono ancora meno: a oggi, si direbbe che il fenomeno è relegato a poche, semplici e limitatissime sperimentazioni.

Anche gli “Ordini preconcordati” sono una componente residuale del totale dei documenti trasferiti: meno dell’1%. E questo testimonia che il temuto ricorso di massa a questa tipologia di processo di ordinazione è stato evitato grazie, soprattutto, al rinvio della partenza (da ottobre 2019 a febbraio 2020 per i beni e a gennaio 2021 per i servizi) e al rilassamento (fino a gennaio 2021 per i beni e a gennaio 2022 per i servizi) del vincolo di pagabilità delle fatture elettroniche.

Fase di assestamento

Ovviamente in questi due mesi c’è stato un periodo di assestamento, in cui il tasso di scarto dei documenti è drasticamente diminuito: secondo i dati pubblicati dal Mef, infatti, si è passati da una media del 10% di documenti scartati a febbraio 2020 (con punte anche superiori al 25%) a un “fisiologico” 2% nelle prime settimane di aprile, a testimoniare le azioni correttive messe a punto da chi invia i documenti.

Tuttavia, è importante sottolineare come questo tasso di scarto sia relativo ai soli errori “formali” e non di contenuto: in altre parole, questi errori fanno riferimento a quei documenti che sono formalmente sbagliati (assenza di campi obbligatori, formati non conformi, ecc.) e non a quei documenti che contengono al loro interno informazioni non coerenti con la fornitura richiesta.

L’analisi del Consorzio DAFNE

Da un’analisi condotta dal Consorzio DAFNE – il cui ecosistema è stato destinatario di circa il 45% del totale degli ordini elettronici veicolati tramite NSO in questi primi mesi – emerge la permanenza di situazioni di ordini nei quali vengono indicati dati errati in termini di prezzi di fornitura, unità di misura, codici prodotto, anagrafiche fornitori, punti di consegna non censiti, ecc.

Problemi “tipici” afferenti alla sfera della “cultura di processo”, in cui chi emette l’ordine non è pienamente consapevole della rilevanza che queste informazioni rivestono per chi riceve l’ordine. Secondo Paolo Catti, “queste problematiche, come la storia dei progetti EDI ci trasferisce da anni, si risolvono non con norme e indicazioni del legislatore ma solo con un proficuo dialogo tra partner di business: solo “facendo sistema” sarà possibile raggiungere la piena digitalizzazione del processo”.

L’impatto di Covid-19

Attualmente stiamo assistendo a una riduzione dei volumi degli ordini scambiati tramite NSO, arrivati a una media di circa 17.000 ordini al giorno nelle prime due settimane di aprile 2020. Una riduzione che è spiegabile comprensibilmente con la diffusione della pandemia di Covid-19: da un lato è infatti ipotizzabile che alcune attività “non strettamente essenziali” del SSN siano state messe in pausa, comportando quindi una riduzione dei relativi ordinativi; dall’altro, è altresì plausibile che molti ordini di acquisto afferenti all’emergenza sanitaria in atto emessi dalla Protezione Civile non siano transitati da NSO, dal momento che l’emittente (la Protezione Civile) non è un ente incluso nel perimetro del decreto del ministro dell’’Economia e delle Finanze 7 dicembre 2018, come ricordato da Trimarchi.

Bilancio positivo

In conclusione, il bilancio di questi primi 3 mesi è decisamente positivo, considerando anche le condizioni al contorno che hanno caratterizzato l’avvio del 2020. Tuttavia, “la data del 1 febbraio 2020 non rappresenta un traguardo raggiunto ma segna una discontinuità epocale nelle logiche di relazione fra enti del Ssn e fornitori, che dà l’avvio a un percorso capace di mostrare importanti benefici per l’intero ecosistema della Salute nel suo complesso, come confermano anche i riscontri raccolti sia dalle aziende consorziate sia dagli enti stessi”, afferma Daniele Marazzi, consigliere delegato del Consorzio DAFNE.

Le linee guida

L’avvio di NSO ha quindi innescato un cambiamento che ora deve proseguire, per prima cosa, con la pubblicazione delle Linee Guida (volte a chiarire i residuali dubbi procedurali) e, soprattutto, andando presto ad affrontare anche la fase di esecuzione dell’ordine (digitalizzando documenti di consegna e stati avanzamento lavori) a completare la copertura end-to-end del ciclo Procure-to-Pay.

A cura di Consorzio Dafne

 

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