Smart worker sotto controllo, rischi e istruzioni per l’uso

L’emergenza legata a Covid-19 sta facendo emergere i timori delle aziende che non riesconoa misurare quantità e qualità delle prestazioni rese dai dipendenti che operano a distanza. L’ambito è normato fin dal 2017 dalla legge 81 ma anche dallo Statuto dei Lavoratori. Dal numero 180 del magazine

Il ricorso massivo al lavoro agile durante il periodo emergenziale ha fatto affiorare in modo importante il tema del controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti da parte del datore di lavoro. Molte imprese, infatti, non avendo mai affrontato questa modalità di lavoro prima dell’emergenza Covid, hanno percepito il lavoro a distanza come un ostacolo all’esercizio del potere di controllo sull’attività dei dipendenti. Non poter avere la certezza che le persone trascorrano effettivamente otto ore al giorno sedute a una postazione di lavoro, seppure ciò non costituisca comunque una garanzia di produttività, ha creato un certo disorientamento. Il fatto che il dipendente esca dal raggio visivo del datore di lavoro genera ovviamente il timore che, in assenza di controllo, chi lavora a distanza possa sottrarre tempo all’attività lavorativa, svolgendo attività personali, magari facendo sport, o semplicemente oziando. Il timore poi diventa ancora maggiore quando il lavoratore, in assenza di disposizioni contrarie, decide di trasferirsi a lavorare nella propria casa al mare o in montagna.

Un patto fiduciario

L’ansia “da controllo” si scontra, però, inevitabilmente con l’essenza dello smart working che, per funzionare presuppone fiducia reciproca e responsabilizzazione delle risorse. Del resto, non è completamente appropriato parlare di smart working riferendosi al fenomeno cui stiamo assistendo in epoca Covid. I vari provvedimenti emessi dal Governo per fronteggiare l’epidemia hanno consentito alle aziende di attuare il lavoro agile anche in deroga alla necessità dell’accordo scritto tra le parti stabilita dalla legge 81/2017. In questo modo, però, i lavoratori altro non hanno fatto che portare i loro strumenti a casa, continuando a lavorare esattamente nello stesso modo di prima; non solo in assenza di regolamentazione specifica, ma soprattutto in assenza di un progetto e, in molti casi, anche in assenza di adeguati strumenti informatici. Questa sorta di “home working” è stato sicuramente un test importante per molte aziende e per molti lavoratori, ma la strada per diventare smart è ancora molto lunga. Il lavoro agile necessita di un cambio culturale, innanzitutto, ma anche di nuovi processi organizzativi e dinamiche di lavoro.

I limiti del controllo

Il tema del controllo non è sicuramente una priorità in un programma di smart working “autentico”: un modello di lavoro agile basato su un controllo continuo sarebbe inevitabilmente destinato a fallire. Ma neppure ne resta estraneo: è proprio l’articolo 21 della Legge sul lavoro agile, anzi, a stabilire che nell’accordo integrativo debba essere disciplinato l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal dipendente all’esterno dei locali aziendali.

Ma fino a dove si può spingere tale controllo, in considerazione del fatto che l’attività è svolta all’esterno dei locali aziendali? La stessa legge stabilisce che in ogni caso il potere di controllo dovrà essere esercitato nel rispetto di quanto disposto dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Quest’ultima norma, caposaldo in tema di controllo a distanza, dispone che qualsiasi strumento o sistema che consenta il controllo a distanza dell’attività lavorativa possa essere installato e utilizzato solo in presenza di determinate esigenze organizzative e produttive o di sicurezza e, soprattutto, a condizione che vi sia un previo accordo sindacale, o, in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro.

Il nodo degli strumenti di lavoro

Tali requisiti non si applicano agli strumenti forniti dal datore di lavoro per rendere la prestazione lavorativa (pc, tablet, smartphone, ecc.), a condizione però che il lavoratore sia stato adeguatamente informato per iscritto in maniera chiara e trasparente sui possibili controlli attuabili dal datore di lavoro e che l’utilizzo degli strumenti informatici sia disciplinato in un regolamento interno. In mancanza di queste condizioni, le informazioni raccolte in occasione dei controlli svolti sugli strumenti aziendali non possono essere utilizzate in alcun modo nell’ambito del rapporto di lavoro. A ciò si aggiungono le linee guida del Garante per la privacy, che da svariati anni è intervenuto per regolamentare il tema dei controlli sugli strumenti informatici di lavoro, quali internet e posta elettronica, stabilendo che il controllo dell’attività lavorativa attraverso questi mezzi non puoi mai essere indiscriminato e continuativo; che le misure di controllo devono sempre rispondere a un principio di proporzionalità e che devono sempre essere adottate misure tecniche adeguate a tutelare la privacy del lavoratore. Anche il controllo su chi presta la propria attività da remoto, quindi, pur dovendo essere specificamente disciplinato tra le parti, non potrà comunque spingersi al di là dei due pilastri fondamentali costituiti dalla dignità della persona e dalla privacy.

Cosa si può fare e cosa no

Il grafico pubblicato in queste pagine mostra, schematicamente, quali sono i controlli ammessi e non ammessi in base all’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori: non solo attraverso il controllo sugli strumenti di lavoro (che va opportunamente normato e che presuppone in ogni caso un’adeguata informativa e una policy interna che disciplina l’utilizzo degli strumenti) ma attraverso forme di controllo che andranno individuate altrove e opportunamente regolamentate nell’accordo individuale. Ciò vale nella misurazione della performance, innanzitutto, che presuppone l’individuazione di specifici indicatori di valutazione, i cosiddetti key performance indicators (Kpi), la determinazione di programmi di lavoro, la fissazione di obiettivi condivisi da raggiungere in un determinato periodo di tempo; attraverso timesheets e relazioni periodiche. Un’altra importante forma di controllo si potrà rinvenire nell’organizzazione stessa del lavoro, incentivando il confronto tra responsabili e collaboratori/sottoposti, organizzando gruppi di lavoro e interazione tra colleghi e funzioni, attraverso riunioni periodiche di allineamento e confronto e stabilendo orari di reperibilità. Un nuovo paradigma che consente di ridurre sensibilmente il controllo sulle fasi del processo lavorativo, facendo in modo che si “auto-controlli”.

La tutela dei dati aziendali 

Il controllo sul lavoratore agile da parte del datore di lavoro, in ogni caso, non può venire meno perché risponde non solo ad un’esigenza di monitoraggio della prestazione, ma anche di tutela del patrimonio aziendale. Non si può non considerare che nel momento in cui il lavoratore esce dal perimetro dei locali aziendali porta con sé, all’interno dei sistemi e dispositivi che utilizzerà per lavorare da remoto, tutta una serie di informazioni e dati che costituiscono un patrimonio per l’azienda. Pensiamo non solo ai segreti aziendali, alla proprietà intellettuale, al know-how, alle formule, ma anche semplicemente a liste di clienti e fornitori, progetti, statistiche, studi, ricerche, contratti, e altro ancora. Ma pensiamo anche al fatto che il lavoratore agile potrebbe anche essere incaricato del trattamento di dati personali di terzi sotto la responsabilità del datore di lavoro, in quanto titolare del trattamento. Fino a quando tali dati restano conservati sul server aziendale saranno adeguatamente tutelati attraverso le misure poste in essere dall’impresa. Ma nel momento in cui vengono utilizzati al di fuori dell’azienda escono evidentemente dal controllo dell’imprenditore e vengono sottoposti a molteplici rischi derivanti dall’errato utilizzo dei dispositivi, dal furto o perdita degli stessi, da possibili attacchi hacker o virus, phishing, malware, ecc. Le possibili conseguenze per l’azienda possono essere molto gravi in termini di danni economici e reputazionali: perdita dei dati aziendali, divulgazione di segreti aziendali; violazione di dati personali di terzi, applicazione di sanzioni da parte dell’autorità Garante. Per non parlare poi del fatto che le informazioni aziendali e commerciali sono tutelate dal Codice della Proprietà Industriale come “segreti commerciali”, anche a fronte del “furto” da parte dello stesso dipendente, non solo di terzi, a condizione che, tra l’altro, tali informazioni siano sottoposte a misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete.

Responsabilizzare i dipendenti

Come tutelarsi in questo scenario? La prima regola è chiaramente quella di responsabilizzare il lavoratore non solo impartendo adeguate istruzioni e formazione, soprattutto per quanto riguarda il trattamento dei dati personali di terzi, ma anche imponendo specifici doveri di custodia degli strumenti e di riservatezza, e regole comportamentali che dovranno guidarlo nello smart working, come ad esempio nella scelta di un luogo di lavoro sicuro in termini di riservatezza e nella tenuta di un comportamento responsabile anche a tutela dell’azienda. Anche da questo punto di vista è quindi fondamentale che il lavoro agile sia adeguatamente normato in un accordo. La seconda regola, ma non meno importante, è quella di dotare il lavoratore di strumenti informatici aziendali efficienti e muniti di adeguate misure di cybersecurity. L’utilizzo di computer e smartphone personali, se poteva andare bene in periodo d’emergenza ed è stato salvifico durante il lockdown, a lungo andare diventa estremamente rischioso, non potendo l’azienda su tali strumenti avere alcun governo, pur dovendone autorizzare e normare l’utilizzo a fini di lavoro, e avendo limitate possibilità di controllo.

Lo smart working sopravviverà al Covid-19? 

I vari Dpcm firmati dal Governo che si sono succeduti a partire dal 1 marzo hanno fortemente raccomandato il massimo utilizzo della modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza, prevedendo a tal fine la possibilità di attuarlo, fino al termine dell’emergenza sanitaria e comunque non oltre il 31 dicembre 2020, anche in assenza dell’accordo scritto individuale previsto dalla legge 81/2017, che per la prima volta in Italia ha previsto la possibilità di attuare e regolamentare lo smart working, e attraverso una procedura semplificata. L’invito del Governo è proseguito anche nella Fase 3: per le attività professionali si continua a raccomandare con il Dpcm 11 giugno 2020, almeno fino al 14 luglio prossimo, che siano attuate anche in modalità di lavoro agile.

Il Decreto Rilancio del 19 maggio, poi, ha previsto che i genitori lavoratori dipendenti del settore privato, con almeno un figlio a carico minore di 14 anni che non possa essere accudito dall’altro genitore, hanno diritto al lavoro agile fino al termine dell’emergenza sanitaria, a condizione che tale modalità sia compatibile con le caratteristiche della prestazione.

Il prossimo 31 luglio terminerà l’emergenza sanitaria dichiarata lo scorso 31 gennaio, sempre che il Governo non decida di prorogare la validità della propria delibera. Cosa ne sarà del lavoro agile?

L’emergenza Covid ha insegnato molto, su molti fronti. Tra le tante cose, a chi non aveva mai fatto smart working ha insegnato che si può fare. A chi aveva già attuato un progetto di lavoro agile, nella maggior parte di casi solo per qualche giorno a settimana, ha insegnato che si può fare anche al 100%. In generale, la percezione è che sia stata un’esperienza positiva per entrambe le parti, sicuramente da perfezionare sotto molti profili, ma che ha peraltro messo in luce anche alcuni vantaggi in termini di risparmio economico e semplificazione dei processi, più efficiente impiego delle risorse. Per non parlare dei vantaggi in termini di sostenibilità d’impresa e di work life balance.

Occorre chiedersi se abbia un senso tornare indietro. La Legge 81/2017 offre buone possibilità di personalizzazione e di adattamento del lavoro alle specifiche esigenze dell’azienda e delle persone, attraverso la stipula degli accordi individuali e regolamenti applicabili ai lavoratori agili, che restano uno strumento imprescindibile per passare dall’“home working” al lavoro agile. La speranza, quindi, è che facendo tesoro di quanto vissuto, si prenda coscienza della rivoluzione culturale che ci si trova a dover affrontare, che necessita di nuovi modelli manageriali e di lavoro focalizzati sul risultato, basati sulla fiducia e sulla responsabilizzazione e l’engagement delle risorse. Bisognerà farsi trovare pronti, se ci sarà una nuova emergenza.