Gare e appalti: Vivisol punta su datagon per il ciclo decisionale

La società che opera nel settore delle cure domiciliari ha scelto la soluzione di Revorg per la gestione dei processi, nel rispetto della compliance e delle normative vigenti. Dal numero 184 del magazine. *IN COLLABORAZIONE CON REVORG

Gestionale farmaceutico

Assicurare la compliance con la normativa appalti e con il modello di organizzazione, gestione e controllo previ­sto dal decreto legislativo 8/06/2001 n. 231, definire lo stato di formalizzazione delle procedure, sud­dividere i compiti e le responsabilità, ga­rantire la tracciabilità e il controllo delle attività. Sono alcuni degli obiettivi che Vivisol, società che opera nel settore del­le cure domiciliari, dedicandosi in parti­colare all’area respiratoria, ha raggiunto grazie a datagon, la soluzione per la ge­stione di gare e offerte di Revorg.

L’impianto organizzativo di Vivisol

L’organizzazione del lavoro dell’ufficio gare di Vivisol segue la suddivisione geografica della divisione commerciale, con la quale c’è un contatto quotidiano. L’organigramma prevede una direzione centrale responsabile delle attività in Italia, Sud Est Europa e Sud America, dalla quale dipendono, per il mercato italiano, tre direzioni di area rispetti­vamente per il Nord, Centro e Sud e quattro società controllate. Ogni area ha i propri Responsabili commercia­li territoriali (Rct) che seguono una o più regioni. L’esecuzione dei contratti è invece demandata agli addetti sul terri­torio. Presso la sede centrale è attiva la direzione marketing Vivisol che colla­bora con il territorio allo sviluppo del progetto di gara, e vigila, fra l’altro, sul­la congruenza fra quanto si sta presen­tando nel progetto di gara e quanto è nella disponibilità (organizzativa, stru­mentale, logistica, etc..) della Azienda.

L’uso di datagon e i suoi vantaggi

Il passaggio a Datagon è coinciso con la riorganizzazione dell’ufficio e ha coinvolto la sede centrale, le direzioni territoriali e gli Rct. Oggi i valori di compliance sfiorano il 100%. Datagon ha il vantaggio di dare evidenza formale alle scelte svolte nelle fasi decisionali del processo di gara in piena compliance con la normativa degli appalti e con la 231: ogni fase è tracciata e conforme ai principi di controllo, ed è garantita la piena coerenza tra processo, procedura e operatività.

La soluzione consente, inoltre, l’estrazione di dati e statistiche che forniscono informazioni certe sul numero di gare alle quali l’azienda ha partecipato: le gare aggiudicate, la tipo­logia di gara, le aree coperte, il valore di ciascuna gara. Si tratta di indicazioni preziose per tutta la rete coinvolta nel processo: l’ufficio gare, la direzione cen­trale e la forza vendita. Per velocizzare il processo e per ridurre il margine di er­rore sono stati creati degli standard con conti economici predeterminati che aiutano a predisporre la parte econo­mica in fase di partecipazione alla gara.

L’ufficio gare ha così a disposizione una base di partenza reale, tra cui un elenco di costi generali standard. Inoltre, in fase di esecuzione di gara, è possibile controllare che la gara in corso non stia uscendo dal parametro iniziale.

La gestione documentale

Un altro aspetto importante riguarda, infine, la fascicolazione dei documen­ti di gara. Prima di Datagon, i dati di gara erano registrati e conservati presso la sede centrale, nell’archivio cartaceo e in quello digitale. Consen­tendo l’accesso alla documentazione, il commerciale che opera sul territorio può ora acquisire le informazioni sul­lo storico per conoscere, ad esempio, com’era stata svolta una gara anni pri­ma, accedere ai bandi, ai contenuti e ai disciplinari, visionare l’offerta e servir­si di dati storici e reali per lavorare su nuovi progetti.

“Abbiamo trovato una grande disponibilità nel team che ci segue in Revorg. C’è da parte di tutti una particolare attenzione nel coglie­re le nostre richieste e comprendere le esigenze quotidiane, grazie anche a una profonda conoscenza del settore”, ha commentato Stefania Brunori, respon­sabile servizio gare appalti e contract management di Vivisol.