Produttività, assenteismo controlli e relazioni umane. Così l’Hr riflette sul lavoro a distanza

Se nell’ultimo anno il lavoro da casa è stata una scelta forzata ora le aziende devono imparare a integrarlo nei modelli lavorativi, attuando accordi tra le parti che possano portare vantaggi a lavoratori e aziende. Gli esperti di Hr raccontano i cambiamenti nella gestione del personale nella nuova normalità. Dal numero 185 del magazine

Smart working, lavoro agile o telelavoro: ormai la consuetudine per milioni di lavoratori. Da quando, circa un anno fa, la pandemia da Covid-19 ha imposto il distanziamento sociale, le aziende sono state costrette ad accelerare un percorso, più volte auspicato e discusso, verso l’era del lavoro a distanza. Se un tempo, neanche troppo lontano, quando si parlava di smart working si sottolineavano soprattutto gli aspetti positivi, come maggiore flessibilità, qualità della vita migliore, più competitività delle imprese e città più sostenibili, nell’ultimo anno si cerca di indagare se il lavoro a distanza forzato abbia incrementato o meno la produttività. Come spesso accade non c’è una posizione univoca, soprattutto perché nel frattempo la società è cambiata e le aziende con lei, ma va trovato il giusto equilibrio tra la flessibilità richiesta dal dipendente e l’esigenza di controllo da parte del datore di lavoro. Assenteismo tattico e misurazione delle performance sono i casi emblematici di questa costante ricerca di mediazione. La soluzione forse non c’è o meglio va costruita, ripensando un modello che sia profittevole sia per il lavoratore sia per il datore di lavoro.

La deroga e i numeri

Con il prolungamento dello stato di emergenza al 30 aprile, infatti, sarà ancora possibile ricorrere al lavoro agile, in deroga alla legge 81 del 2017, con la procedura semplificata che consente ai datori di lavoro di decidere in maniera unilaterale sull’applicazione dello smart working. L’eccezione va fatta per le disposizioni normative eccezionali intervenute a seguito dell’emergenza Covid-19, per accedere al lavoro agile azienda e dipendente sono tenuti a siglare un apposito accordo scritto a tempo indeterminato o meno.

In Italia sono 6,58 milioni i lavoratori che si sono ritrovati a dover costruire un ufficio digitale a casa propria. Nel periodo più intenso dell’emergenza sanitaria, il lavoro agile ha coinvolto il 97 % delle grandi imprese, il 94 % delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58 % delle Pmi, per un totale pari a circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, secondo l’edizione 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Una crescita di dieci volte rispetto al 2019, quando soltanto 570 mila dipendenti lavoravano da casa. Il numero maggiore di lavoratori smart si registra nelle grandi imprese (2,11 milioni), ma anche nelle Pmi c’è stato un grande incremento fino a 1,13 milioni di persone, 1,5 milioni nelle microimprese sotto i dieci addetti e 1,85 milioni di lavoratori agili nella pubblica amministrazione. Già dallo scorso settembre questo numero è calato a 5,06 milioni di lavoratori totali e, soprattutto nelle grandi imprese, si è scelto il sistema misto, scendendo a una media di 2,7 giorni a settimana a casa.

Cambiano gli spazi fisici (e non solo)

Con l’inizio del nuovo anno, si stanno approfondendo soluzioni che possano definitivamente attuare il passaggio dallo smart working come situazione di lavoro d’emergenza a un nuovo approccio di lavoro agile, integrato con il modello organizzativo aziendale. Sempre secondo il report dell’Osservatorio, una grande impresa su due interverrà sugli spazi fisici al termine dell’emergenza (51 %), differenziandoli (29 %), ampliandoli (12 %) o riducendoli (10 %), circa un terzo non prevede riprogettazioni ma cambierà le modalità d’uso e soltanto l’11 % tornerà a lavorare come prima. Il 36 % delle grandi imprese modificherà i progetti di smart working in corso e digitalizzerà i processi. Il 70 % di chi ha già un progetto in corso aumenterà le giornate di lavoro agile, passando da un solo giorno alla settimana prima della pandemia a una media di 2,7 giornate a emergenza conclusa. La pubblica amministrazione cercherà di mettersi in pari con il settore privato, introducendo progetti di smart working (48 %), seguito dalla digitalizzazione di processi e attività (42 %) e dall’incremento delle tecnologie in uso (35 %). L’obiettivo è di aumentare il personale delle Pa coinvolto nei progetti di smart working (72 %), che prima dell’emergenza era solo il 12 % e le giornate di lavoro agile (47 %), passando da una media settimanale inferiore a un giorno a circa 1,4 giorni a settimana.

I vantaggi superano le criticità

A parte qualche criticità, legata soprattutto alla dotazione tecnologica, lo smart working ha mostrato, forse ancora in parte, le sue potenzialità alle aziende che ne hanno fatto buon uso. Per oltre sette imprese su dieci i vantaggi superano le criticità, tanto che il 68 % ha deciso che prolungherà le attività di lavoro agile anche post pandemia, secondo l’Associazione dei direttori del personale (Aidp). I benefici sono maggiori delle difficoltà per il 73,36 % dei direttori delle risorse umane interpellati dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, e soltanto un modesto 10,73 % afferma il contrario. Al primo posto c’è l’aumento della produttività del 15 %, seguito dalla riduzione del tasso di assenteismo fino al 70 %.

Assenteismo in calo ma l’Hr chiede controlli

Secondo il quadro che emerge da un’altra indagine condotta dall’associazione Gidp (associazione direttori risorse umane) e Abbrevia (società investigativa) sull’assenteismo ai tempi dello smart working, tra gli altri vantaggi per l’azienda ci sono la maggiore responsabilità dei lavoratori rispetto al raggiungimento dei risultati (per il 37 % dei capi), l’efficacia del coordinamento (33 %), la condivisione delle informazioni (32 %), la motivazione e la soddisfazione sul lavoro (32 %) e l’efficacia delle attività svolte (31 %). Il 30 %, poi, dà un giudizio positivo anche sulla produttività, sulla gestione delle urgenze e sull’autonomia nello svolgimento delle attività lavorative. Se la maggior parte degli Hr manager non ha riscontrato problemi nell’uso dello smart working da parte dei dipendenti, anzi la considera una risorsa importante da implementare anche nel 2021, sono in molti a ritenere utili i controlli su chi lavora non in presenza.

Lo studio, giunto alla seconda edizione, sottolinea come con l’introduzione forzata del lavoro agile abbia fatto calare l’assenteismo, rispetto all’anno precedente: la media dei tassi di assenza (esclusi ferie e permessi) è del 3,5 % sul totale del monte ore, segnando un incremento all’aumentare dell’organico. Per il 70 % del campione, ci si trova di fronte ad assenze brevi, con una media riscontrata di 2,1 giorni. Il campanello d’allarme scatta proprio quando ci sono le ragioni per classificarlo come “assenteismo tattico” che si intensifica a ridosso del fine settimana, secondo un Hr manager su tre. Sebbene in generale i direttori delle Risorse umane non si dicano preoccupati da questo fenomeno, oltre il 70 % degli intervistati ritiene che lo spettro dei dipendenti assenteisti rappresenti un rischio tra elevato e molto elevato.

Conflitto no, indagini sì

Poche aziende, però, sono disposte ad andare fino in fondo e a intervenire, soprattutto in questi mesi di pandemia. Se, infatti, nel 2019 era il 32 % degli Hr a non agire, oggi si è passati all’81 % di casi di abuso lasciati senza seguito disciplinare. Quando si interviene, poi, l’accordo stragiudiziale è la via preferita dal 95 % delle imprese, con le azioni legali diminuite dal 21 al 5 % rispetto al 2019 e riguardano soprattutto aziende di grandi dimensioni. Ma come si può ovviare al fenomeno delle assenze strategiche? Il 38 % degli Hr intervistati da Abbrevia dichiara di essersi rivolto a una società specializzata nelle indagini sui dipendenti scorretti in azienda, proseguendo con l’affidamento di altri mandati dopo il primo caso. Lo stesso Statuto dei lavoratori, all’articolo 3, prevede l’impiego di personale addetto alla vigilanza dell’attività lavorativa, previa comunicazione dei nominativi agli interessati, al fine di evitare il “controllo occulto” dei dipendenti. Le investigazioni aziendali sono volte a verificare aspetti che possano costituire illecito civile, amministrativo o penale, e si attuano in momenti che non rientrano nella finestra di reperibilità Inps.

Fiducia e fedeltà

“Il principio di base che regola il rapporto tra il lavoratore e il datore di lavoro è la fedeltà che si traduce anche nei canoni di collaborazione e di buona fede nell’esecuzione del contratto. Sul punto, intervengono anche i codici aziendali che possono disciplinare casi specifici, come l’utilizzo dei social”, ha spiegato Stefano Trifirò, dello Studio legale Trifirò & Partners, esperto di Diritto del lavoro. “Il datore di lavoro per iniziare un provvedimento disciplinare – prosegue l’esperto – che può arrivare al licenziamento, deve accertare e provare con rigore i fatti oggetto di addebito. Di solito si tratta di testimonianze, comportamenti ripetuti e votati alla non collaborazione e anche denunce dei colleghi relativi a questioni di mobbing o molestie. Tali prove divengono molto più difficili da raccogliere nel caso dello svolgimento della prestazione in smart working. Motivo per cui si ricorre, in tali casi, anche ad investigazioni private. Infatti, la giurisprudenza è ferma nel ritenere lecito acquisire prove informatiche per scopi difensivi”. Prima di giungere a provvedimenti legali, però, è auspicabile che azienda e lavoratore si mettano d’accordo sulle modalità di smart working che offrono effettivo vantaggio per entrambi. Si deve, quindi, superare la logica dell’emergenza e pensare a un modello lavorativo che, se ben gestito, può addirittura essere utilizzato come elemento di attrazione dalle risorse umane. “Nello smart working ancor più che nel lavoro tradizionale – ha spiegato Trifirò – c’è la centralità del rapporto di fiducia, le aziende devono poter contare sull’auto-responsabilità del dipendente”. Per far ciò è indispensabile che si sottoscriva un accordo individuale tra le parti che tenga conto di tutte le esigenze personali e l’impostazione tecnico-organizzativa dell’azienda. Si spera, ha concluso l’avvocato Stefano Trifirò, che non si giunga a una modifica dell’attuale normativa che ingessi ulteriormente l’autonomia delle parti.

Lavoratori agili: quanti saranno in futuro? 

Lo smart working è ormai entrato nella quotidianità degli italiani ed è destinato a rimanerci. Al termine dell’emergenza si stima che in Italia i lavoratori agili, che lavoreranno almeno in parte da remoto, saranno complessivamente 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920 mila nelle Pmi (piccole e medie imprese), 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle Pa (Pubblica amministrazione). Per adattarsi a questa “nuova normalità”, il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto, portandole in media da uno a 2,7 giorni alla settimana, una su due modificherà gli spazi fisici. Nelle Pa saranno introdotti progetti di smart working (48%), aumenteranno le persone coinvolte nei progetti (72%) e si lavorerà da remoto in media 1,4 giorni alla settimana (47%), rispetto alla giornata media attuale.