Una social media policy per tutelare le aziende e anche i dipendenti

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Pubblicato il: 13 Settembre 2019|

Recenti statistiche rivelano che oggi in Italia circa il 60% della popolazione è attiva sui social network (Digital 2019, indagine di We Are Social e Hootsuite). Il che significa un italiano su tre; pratica­mente l’intera popolazione in età lavorativa. Rivelano anche che in media si trascorrono su internet oltre sei ore al giorno, di cui quasi due sui social network. Si tratta di dati im­pressionanti, che rendono bene l’im­portanza del ruolo assunto da questi strumenti nella comunicazione.

Ecco perché oggi quasi tutte le azien­de sono presenti su Facebook. In mol­ti casi sono attive su tre, quattro social e anche di più, attraverso profili azien­dali gestiti nella maggior parte dei casi internamente da propri dipendenti. La presenza sui social consente di in­formare, comunicare, creare tenden­ze, con l’obiettivo di migliorare brand reputation e brand awareness.

Social media, profili aziendali vs profili personali

Accanto ai profili aziendali ci sono quelli personali dei dipendenti. Un patrimonio prezioso perché attraverso i propri profili i dipendenti possono contribuire a diffondere un’immagine positiva dell’azienda e dei suoi prodotti. Le imprese più avvezze al digital marketing hanno già iniziato a coinvolgerli nelle campagne social, mirando a farli diventare veri e propri digital ambassadors. In questo contesto stupisce che siano ancora poche le aziende che, d’altro canto, hanno adottato al proprio interno una social media policy, cioè vere e proprie linee guida per tutelare azienda e dipendenti dall’uso scorretto dei social media. Nel mondo dove tutto è connesso, infatti, quello che le persone comunicano al pubblico attraverso i social media inevitabilmente si riflette sull’immagine dell’azienda per cui lavorano. In positivo, ma anche in negativo.

Il rovescio della medaglia, infatti, è che i post dei dipendenti possono anche essere dannosi. Le cronache di internet raccontano miriadi di social media fails, cioè di post sconvenienti, imbarazzanti, di cattivo gusto, volgari. Alcuni possono essere divertenti, altri risulta no del tutto incresciosi.

Social media fails

Nel giro di poche ore possono diventare virali e raggiungere milioni di visualizzazioni. Basta poco e si finisce in un frullatore mediatico irrefrenabile, oggetto di battute spiritose ma anche pesanti offese, che possono coinvolgere anche l’azienda per cui si lavora, danneggiare il brand e anche i colleghi, fino ad arrivare, nei casi più gravi, a vere e proprie campagne mediatiche di boicottaggio dei prodotti. Per il dipendente il social media fail può comportare la perdita del posto di lavoro. Statisticamente, questo accade soprattutto quando il lavoratore utilizza la propria bacheca come sfogo contro presunti soprusi del proprio datore di lavoro, insultando l’azienda, a volte in maniera più velata, altre assolutamente esplicita, sicuro di raccogliere i like e la solidarietà di amici e colleghi, ma ignaro del fatto che presto o tardi quel messaggio giungerà anche al diretto interessato, che non la prenderà bene.

Quando un post può danneggiare l’azienda

Ma accade anche quando sul web si divulgano informazioni confidenziali dell’azienda, oppure quando si postano video o foto personali che rivelano una condotta irrispettosa di essenziali principi etici e morali, dalla quale il datore di lavoro per ovvie ragioni si deve dissociare. Il problema è che non si ha la percezione del rischio. Spesso chi scrive, commenta, condivide sulla propria pagina Facebook, Twitter, ecc., non considera la reale potenzialità del mezzo che sta utilizzando per cui non riflette a sufficienza sulle possibili conseguenze di quell’azione.

Eppure, a volte basta un tweet affrettato o un video postato senza pensare per danneggiare la reputazione dell’azienda, dei colleghi e prima ancora se stessi. Ecco perché è utile per l’azienda oggi dotarsi di una social media policy. Questa costituisce uno strumento di tutela del marchio e dei lavoratori, in quanto spiega ai dipendenti come possono contribuire al successo dell’azienda ed evitare di danneggiarla e di incorrere essi stessi in sanzioni. È uno strumento educativo, in fondo.

Vietare non serve

In un ambito come quello dei social media, del resto, vietare non serve. Ci sono ancora aziende che si limitano ad adottare regole che proibiscono ai dipendenti di utilizzare i social network durante l’orario di lavoro. Ma questa non è sicuramente la soluzione del problema. Perché appena fuori dall’ufficio gli stessi dipendenti torneranno immediatamente a scrivere sui social e quello che posteranno sui propri profili al di fuori dell’orario di lavoro continuerà a riflettersi sull’immagine dell’azienda. Ciò giustifica pienamente il fatto che le linee guida dettate dal datore di lavoro non riguardino solo l’utilizzo dei profili aziendali, ma anche quelli privati. Potrebbe sembrare un’ingiustificata intrusione nella sfera privata, ma il dipendente deve essere consapevole che anche fuori dell’orario, sui social network, continuerà a essere un dipendente della propria azienda.

Verso un uso consapevole dei social

Occorre rendersi conto che la maggior parte degli incidenti sui social media scaturiscono dalla mancata consapevolezza che il comportamento social dei dipendenti ha conseguenze, potenzialmente anche negative, sulla reputazione dell’azienda per cui lavorano. Per questo è un dovere per il datore di lavoro fornire delle linee guida per aiutarli a trarre il meglio da questi nuovi mezzi di comunicazione ed evitare errori che possono portare a situazioni spiacevoli. Una social media policy efficace dovrebbe fornire dei principi generali, senza tuttavia entrare troppo nel dettaglio dei comportamenti stabilendo quali sono consentiti e quali vietati, per non rischiare di ledere la libertà e il diritto di opinione di ciascuno. L’obiettivo è far capire che quello che si posta viene reso pubblico – potenzialmente a tutto il mondo – e resterà in modo permanente. Per cui è sempre meglio utilizzare il buon senso e attenersi ai valori etici aziendali anche quando si comunica sui social.

E poi cercare sempre di chiarire che le opinioni espresse sono le proprie e non quelle dell’azienda Il linguaggio utilizzato deve essere intuitivo e di semplice comprensio­ne. Ad esempio, la comunicazione attraverso icone e infografiche si presta sicuramente e può essere particolarmente efficace, vista la tematica affrontata.  La social media policy deve essere uno strumento pratico, arricchito anche con degli esempi, per render­ne ancora più chiaro il contenuto.  In una social media policy, poi, come in ogni regolamento azienda­le che si rispetti, non può mancare la previsione di sanzioni e di stru­menti di controllo, poiché, diversa­mente, le regole rischierebbero di rimanere lettera morta.

Social media policy, coinvolgere i dipendenti è utile

Sicuramente utile è coinvolgere i dipendenti stessi nella stesura di una policy, affinché la filosofia che sta alla base sia veramente condivisa e quindi più facilmente rispettata. Anche la social medica policy, al pari di un codice etico, può contribuire a diffondere a tutti i livelli la cultura dell’etica in azienda, con il vantaggio di far comprendere che i social media, se utilizzati in modo responsabile, sono un’opportunità di crescita per tutti e non un problema.

Tag: Facebook / social media / Twitter /

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