Lo sviluppo del ruolo della Direzione Medica di Presidio Ospedaliero per la gestione del cambiamento

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Pubblicato il: 27 Aprile 2022|

La pandemia ha influenzato in maniera profonda l’approccio alle cure e da questo clima di cambiamento è emersa la necessità di un nuovo impulso da parte di Francesca Raggi, Direttore Medico di Presidio da gennaio 2021, per ridefinire il ruolo della Direzione Medica Ospedaliera nel ritorno a una “nuova normalità”, che permetta di migliorare i servizi al paziente, mentre si affrontano temi quali ad esempio la riduzione delle liste di attesa o l’applicazione di buone pratiche per il controllo delle infezioni.

La complessità del sistema

Gli ospedali sono ritenuti tra i sistemi più complessi da governare. Come già enunciato da Herny Mintzberg, studioso delle dinamiche gestionali, anche la più piccola struttura ospedaliera è caratterizzata da una ultracomplessità, determinata soprattutto dalla peculiarità delle aziende sanitarie di essere “brain intensive”, ovvero aziende ad alta intensità di capitale intellettuale o di conoscenza, con conseguenti numerose e delicate relazioni tra professionisti. Covid-19 ha certamente accelerato il bisogno di governare le dinamiche interne alle strutture ospedaliere. “La pandemia ha cambiato profondamente  – afferma Raggi – le modalità con le quali affrontare la quotidianità, messo in luce problemi che non conoscevamo. Nel processo decisionale, ci ha costretti a un’accelerazione, a buttare il cuore oltre l’ostacolo, a fidarci delle persone con le quali si collabora e a trovare nuovi strumenti”.

Gli obiettivi del progetto

Con tale premessa, a luglio 2021 ha preso il via un progetto, con il commitment della Direzione Sanitaria dell’AUSL della Romagna, che si è prefissata i seguenti obiettivi:

  1. Consolidare e sviluppare l’esercizio del ruolo del team della Direzione Medica del Presidio Ospedaliero (DMPO) di Rimini in ottica di ’’sistema di gestione aziendale’’, al fine di accrescere il valore delle prestazioni e dei servizi nella gestione operativa;
  2. Definire le competenze chiave per l’esercizio dello stesso ruolo e le priorità formative;
  3. Condividere i risultati dell’approccio applicato nel progetto e definire le possibili modalità di consolidamento ed eventuale estensione in altri ambiti aziendali.

Il progetto, concluso a marzo 2022, è stato progettato e realizzato con il supporto metodologico dello Studio EmmEffe S.r.l di Milano e il contributo non condizionante di Beckton Dickinson Italia S.p.A. L’iniziativa rappresenta un’espressione della sinergia, nel rispetto dei ruoli, delle strutture pubbliche e private per l’acquisizione di metodi e strumenti che possano incidere positivamente sulla ripartenza delle attività clinico assistenziali in modo sempre più appropriato e sicuro.

Il metodo seguito

Il progetto ha visto una sua preliminare contestualizzazione nelle logiche della gestione aziendale, con focus specifici relativi all’AUSL della Romagna e alle attività comuni a tutti i medici della DMPO, come possono essere i loro turni di guardia e di reperibilità. L’approccio metodologico adottato per lo sviluppo del progetto ha previsto tre step chiave: la ricognizione delle aree di responsabilità e delle relative attività; lo sviluppo della descrizione dei contenuti delle aree/macro attività e l’allocazione delle stesse per medico della DMPO; infine, l’identificazione per ciascuna area delle competenze chiave per l’esercizio del ruolo.

Il progetto è stato sviluppato attraverso diversi workshop con la partecipazione di tutti i medici del team, che hanno tradotto,  in aree di interesse e di responsabilità, la mission della DMPO, così come definita dai documenti di assetto organizzativo aziendali: “Garantire la funzionalità e la sicurezza del sistema di produzione (risorse strutturali, impiantistiche, tecnologiche, ecc.) nel rispetto dei requisiti generali e specifici per l’accreditamento ed in stretta integrazione con le funzioni trasversali di supporto tecnico, sanitario, logistico e amministrativo per quanto concerne il Presidio”.

Le aree di interesse

Le aree di interesse identificate per l’esercizio del ruolo sono: la promozione, pianificazione monitoraggio dei progetti di sviluppo edilizio, tecnologico e manutentivo; il miglioramento della performance dei processi/percorsi; la gestione e riduzione del rischio nei processi / percorsi; la vigilanza ed i controlli; la gestione della comunicazione esterna.

Per ciascuna area di interesse/responsabilità sono state definite le macro-attività. Ad esempio, il “Miglioramento della performance dei processi/percorsi” prevede, tra le altre, il supporto ai direttori delle UO nell’applicazione locale dei PDTA e dei percorsi clinico organizzativi, quali ad esempio la gestione delle urgenze ortopediche, l’organizzazione dei flussi ambulatoriali, i fast track specialistici.

L’area “Gestione e riduzione del rischio nei processi /percorsi” prevede, tra le altre, lo sviluppo delle attività per la prevenzione e gestione del rischio clinico, nell’ambito nel NOSC (Nucleo Operativo per la Sicurezza delle Cure); la collaborazione con le funzioni aziendali per la mappatura dei rischi e il monitoraggio dei flussi; ecc.

La definizione delle competenze

Man mano che la progettualità si è sviluppata si è accresciuta la consapevolezza, tra i professionisti della DMPO, di definire le competenze chiave necessarie all’esercizio del proprio ruolo nel contesto del cambiamento.

La ricognizione delle aree di interesse/responsabilità e macro-attività ha permesso anche di ridefinire in modo partecipato e consapevole gli ambiti di azione dei diversi medici della DMPO nel contesto del Presidio Ospedaliero di Rimini. La Direzione Medica di Presidio ha la responsabilità di sovraintendere tutti gli aspetti igienico organizzativi. “Nelle altre discipline – spiega la direttrice – come per esempio la cardiologia, il settore di competenza è aggiornato con le proprie innovazioni specialistiche. Alla Direzione Medica di Presidio è richiesto invece un ventaglio di competenze, che spazia dalla prevenzione delle infezioni all’organizzazione dei processi operativi; dal monitoraggio dell’efficienza alla gestione del rischio clinico. Ognuno di noi prende in carico alcuni aspetti per approfondire la conoscenza della materia per mettersi in gioco e ridefinire gli aspetti nell’ambito del gruppo”.

Le gestione del rischio infettivo è trasversale

La gestione del rischio infettivo, ad esempio, coinvolge trasversalmente tutti i settori ospedalieri, dai reparti di degenza internistica al percorso del paziente chirurgico. “L’assegnazione di alcune responsabilità anche ai medici di Direzione referenti dei dipartimenti – precisa Francesca Raggi – è fondamentale per garantire il presidio di questi processi in un approccio integrato, che non veda a compartimenti stagni il governo dell’efficienza da una parte e la sicurezza da un’altra. In questa ottica abbiamo individuato un nuovo referente che supporta il coordinatore del tavolo ospedaliero per il rischio infettivo, nonché individuato il collega che sovraintende a tutto il percorso chirurgico, quale referente per la prevenzione delle infezioni del sito chirurgico”.

Necessità formative

La complessiva progettualità ha consentito di identificare in modo strutturato il fabbisogno formativo individuale e del team secondo priorità condivise e fortemente correlate alle attività e agli indirizzi regionali (es. risk management).

“All’inizio – spiega – i sei specialisti di igiene e medicina preventiva della mia squadra lavoravano seguendo ognuno il proprio specifico ambito di competenza. Ad esempio, per quanto riguardava le fasi di attività, come la Guardia divisionale, poteva accadere che ci si trovasse ad avere approcci diversi nella gestione dello stesso problema e c’era un dialogo ridotto”. Il progetto realizzato ci ha ‘obbligato’ a riflettere sulle dinamiche di gruppo”. Nello sviluppo del progetto è emersa, infatti, l’esigenza della condivisione degli approcci operativi nella conduzione della guardia, con l’identificazione delle principali interfacce, delle azioni di miglioramento prioritarie e la “standardizzazione”, per quanto possibile, di azioni condivise ed univoche nella risposta ai bisogni dei cittadini.

Il ruolo dei pazienti

Nel percorso hanno un ruolo cruciale i pazienti. “È imprescindibile – prosegue Raggi – capire quali sono le difficoltà che incontrano ed è fondamentale coinvolgerli. Il nostro lavoro è legato al miglioramento della qualità dei servizi offerti e falliamo se non ragioniamo insieme ai pazienti. Per questo motivo, ad esempio, leggo tutte le segnalazioni che riceviamo tramite l’Ufficio Relazioni con il Pubblico su qualsiasi tema e partecipo alla formulazione della risposta, in un’ottica di reale miglioramento del sistema”.

Benefici da valutare

Ancora presto per valutare il miglioramento dei servizi o la diminuzione delle infezioni correlate all’assistenza, ma il processo è stato avviato e già ha cambiato il modo di lavorare di ciascun professionista. “Il valore aggiunto – commenta la responsabile della DMPO – è riuscire a presidiare i momenti di comunicazione, affinché questa sia strutturata e ricca di informazioni utili per il governo dei processi. Abbiamo introdotto i briefing degli incontri per tenere traccia delle decisioni e concordare compiti e tempi”. Una simile evoluzione, inevitabilmente, incontra alcuni ostacoli lungo la strada. Il primo riguarda la ricerca di un linguaggio comune. Conferma Francesca Raggi: “Unificare i codici è molto importante, soprattutto tra persone che devono imparare a collaborare in maniera diversa. In questa fase la sfida principale è acquisire il nuovo metodo. Abbiamo capito cosa ci serve attraverso il confronto e la collaborazione degli altri”.

Oltre a rodare il team, l’obiettivo della Direzione sarà il confronto con i Responsabili delle altre Direzioni Mediche Ospedaliere della Ausl Romagna (1,2 milioni di abitanti) e le diverse società scientifiche di riferimento coinvolte; l’evoluzione del ruolo delle Direzioni Mediche di Presidio dovrà interessare programma formativi strutturati nel medio-lungo periodo per rispondere in modo attivo al cambiamento e quindi poterlo guidare nel rispetto delle proprie aree di responsabilità.

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