Dispositivi medici: come semplificare la gestione della documentazione tecnica e valorizzare l’innovazione

Per le aziende che operano nel settore dei dispositivi medici, la valorizzazione dell’innovazione di prodotti e servizi e l’organizzazione della documentazione tecnica per le gare d’appalto, rappresentano due grandi sfide.

Si tratta di gestire il processo di partecipazione alle gare e di disporre di un sistema strutturato per accedere a una serie di informazioni utili per modulare le offerte economiche, valorizzando i prodotti e tenendo conto della concorrenza. Datagon, la soluzione di Revorg per la gestione di gare e offerte, è attualmente utilizzata da molte aziende del comparto per ottimizzare i processi interni e migliorare la propria competitività sul mercato.

Una soluzione a supporto di aziende di grandi e piccole dimensioni

Nel settore dei dispositivi medici si possono distinguere due macro-gruppi di aziende:

• Aziende di grandi dimensioni, che commercializzano un numero elevato di dispositivi appartenenti a una o più aree terapeutiche.
• Aziende di dimensioni più ridotte, che gestiscono un numero limitato di dispositivi, spesso varianti di uno stesso prodotto in diverse misure o configurazioni.

E ‘evidente che per le aziende più grandi, la necessità di reperire, aggiornare e organizzare un’enorme mole di documenti, sia sentita come un fattore critico. Altresì, anche le aziende più piccole possono trarre vantaggio da un’applicazione disegnata per la gestione della documentazione tecnica. A prescindere dalle dimensioni, chi opera nel settore dei medical device ha la necessità di ridurre il carico amministrativo, garantire la conformità normativa e migliorare la capacità di competere nelle gare d’appalto, senza disperdere risorse preziose in attività manuali e ripetitive.

Gestione della documentazione tecnica per le gare d’appalto

Ogni gara richiede la presentazione di documentazione di prodotto aggiornata, tra cui certificati Ce, schede tecniche, istruzioni per l’uso e dichiarazioni di conformità.

La raccolta della documentazione per partecipare a una gara è tanto più onerosa, quanto maggiore è il numero di dispositivi offerti. È quindi utile avere un applicativo facilmente accessibile da tutte le funzioni aziendali per reperire la documentazione aggiornata e conforme ai requisiti richiesti. Il sistema monitora, inoltre, le scadenze e l’aggiornamento dei certificati, la cui mancanza o invalidità può comportarne l’esclusione.

Datagon, la soluzione per la gestione di gare e offerte, consente di centralizzare la gestione documentale, associando a ogni prodotto i documenti più recenti e validi. Ciò riduce il rischio di errori e garantisce la conformità alle normative vigenti, attraverso funzionalità che consentono di:

• Identificare i documenti collegati a ogni codice prodotto.
• Classificare e aggiornare i documenti in base alle normative vigenti.
• Creare automaticamente pacchetti documentali per la presentazione in gara.
• Fornire strumenti di ricerca rapida e filtri per facilitare il recupero delle informazioni.

Inoltre, Datagon permette di raccogliere e analizzare i dati relativi alle gare e alle aggiudicazioni, al fine di:

• Tracciare i punteggi assegnati ai dispositivi nelle diverse gare.
• Confrontare le performance dei propri prodotti rispetto alla concorrenza.
• Ottimizzare le strategie di pricing e posizionamento sul mercato.

Valorizzazione dell’innovazione nei dispositivi medici

Altra sfida per le aziende che producono e commercializzano medical device è la necessità di valorizzare l’innovazione. I principi della “value based healthcare” oggi emergono tra i requisiti essenziali per la strutturazione delle gare d’appalto nel settore sanitario e spingono a premiare prodotti e servizi capaci di migliorare l’efficienza, la sicurezza e la personalizzazione dei trattamenti.

Il nuovo Codice degli Appalti, entrato in vigore il 1° luglio 2023, ha introdotto in questo senso rilevanti novità. Oggi i criteri di aggiudicazione privilegiano non solo l’offerta economica più vantaggiosa, ma anche la qualità, assegnando un punteggio maggiore ai prodotti con contenuto tecnologico e innovativo.

In questo contesto, le aziende devono implementare sistemi che consentano di valutare attentamente il peso attribuito all’innovazione in ciascuna gara d’appalto. Strumenti come Datagon offrono vantaggi significativi, consentendo di:

• Individuare le aree geografiche e le centrali di acquisto più propense ad adottare dispositivi innovativi, concentrandosi sui mercati più ricettivi.
• Mappare la domanda di mercato, adattando le strategie di offerta alle esigenze specifiche delle diverse stazioni appaltanti.
• Calibrare la proposta economica in base ai punteggi assegnati ai prodotti nelle gare precedenti, massimizzando così le possibilità di aggiudicazione.

Ciò significa che, se un’azienda rileva una domanda di dispositivi con caratteristiche tecnologiche avanzate in una specifica regione, può pianificare un’offerta mirata per quel territorio, ottimizzando le possibilità di successo.

Gestione efficace dei processi interni

L’adozione di un sistema di gestione delle gare condiviso consente, infine, di migliorare la collaborazione interna tra le diverse funzionali aziendali coinvolte nel processo, tra cui:

• Ufficio gare: responsabile della raccolta e organizzazione della documentazione.
• Reparto qualità e regolatorio: incaricato di garantire l’aggiornamento e la conformità dei documenti.
• Product Specialist: coinvolto nella preparazione di progetti tecnici specifici richiesti per alcune gare.

Un’organizzazione strutturata e digitalizzata permette di ridurre i tempi di risposta, garantire la conformità ai requisiti normativi e migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda.

Revorg vanta un’esperienza consolidata nello sviluppo di soluzioni per la gestione gare e per l’ottimizzazione dei processi nel medical device.